Mitarbeiter motivieren durch Feedback-Gespräche (+ Gratis Checkliste)

Feedback Gespräche like a boss!

Du möchtest eine gute Stimmung in deinem Team behalten und Konflikte vermeiden, noch bevor sie stattfinden? Mit dem konkreten Leitfaden aus diesem Artikel wirst du deine Mitarbeiter motivieren und durch strukturierte Feedback-Gespräche langfristig an dein Unternehmen binden.

Damit du optimal auf diese Gespräche vorbereitet bist – und diese so aufbaust, dass sie nicht in belanglosem Small Talk enden – besprechen wir jetzt, wie du …

1. … die ideale Häufigkeit für Feedback-Gespräche auswählst.
2. … deine Gespräche anhand eines konkreten Leitfadens aufbaust.
3. … die Gespräche spaßig und aufregend, statt zwanghaft und langweilig, gestaltest.
4. … und deine Mitarbeiter:innen maximal motivierst, neue Bestleistungen zu vollbringen.

Erhalte einen exklusiven Einblick und eine Gratis Checkliste, wie wir Feedback-Gespräche für unser eigenes Unternehmen (und für die unserer Kunden) implementieren. So findest du immer den richtigen Zugang zu deinen Leuten und führst effektive Gespräche, die zu echten Resultaten führen.

Warum Feedback-Gespräche?

Wenn du bereits tolle Talente in deinem Unternehmen hast, dann möchtest du diese möglichst langfristig an dein Unternehmen binden, richtig?

Durch Feedback-Gespräche findest du heraus, was aktuell in deinen Mitarbeiter:innen vorgeht, sodass du früh intervenieren und gezielt motivieren kannst:

• Gibt es Sorgen, die sie aktuell herumschleppen?
• Welche Zukunftsaussichten sehen sie in deinem Unternehmen?
• Welche Weiterbildungsmöglichkeiten wünschen sie sich?

Diese und weitere Punkte kannst du mit regelmäßigen Gesprächen herausfinden.

1 Häufigkeit der Feedback-Gespräche

Denk immer dran: Wir sind in einem Arbeitnehmermarkt. Das bedeutet, wir sollten uns darum kümmern,

• … dass es unseren Talenten gut geht,
• … dass sie sich bestens aufgehoben fühlen,
• … und dass sie bei uns bleiben, anstatt zu wechseln.

Einige dringende Probleme kannst du in diesen Gesprächen schon ideal behandeln, noch bevor sich ein potenziell gefährlicher Frust anstaut. Und dennoch sprechen die meisten nur einmal im Jahr mit den eigenen Mitarbeiter:innen.

Das ist der Klassiker, doch ich empfehle dringend eine höhere Frequenz. Rede mindestens zweimal im Jahr – idealerweise sogar einmal im Quartal – mit deinen Talenten.

Wenn dein Unternehmen größer ist und Tausende Mitarbeiter beschäftigt, dann hast du natürlich auch deine Managementebene, die diese Gespräche durchführen kann.

2 Vorbereitung und Atmosphäre für Feedback-Gespräche

Aber, wo führst du deine Feedback-Gespräche, und wie sieht die optimale Vorbereitung aus?

Ich höre immer wieder, dass ineffiziente Feedback-Gespräche stattfinden, aus denen nichts Brauchbares herauskommt. Es wurde nur Small Talk gehalten und keiner hat sich getraut die wirklich wichtigen Themen anzusprechen.

Das kannst du ganz einfach vermeiden, indem du optimale Vorbereitungen triffst. Wir machen das in Form eines digitalen Fragebogens – diesen solltest du deinen Mitarbeiter:innen zwei Wochen vor dem Gespräch zusenden. Darin klärst du Fragen wie:

• Wie ist deine allgemeine Stimmung?
• Bist du zufrieden mit deinem Gehalt und dem Verhältnis zu deinen Arbeitskollegen?
• Was würdest du ändern, wenn du jetzt der CEO des Unternehmens wärst?

Der Fragebogen (der deutlich mehr Fragen enthält) unterstützt dich dabei, das Gespräch zu strukturieren und gibt deinen Mitarbeiter:innen Zeit, sich vorzubereiten. Wenn du jetzt deine Talente fragst, was sie in fünf Jahren erreichen möchten, fühlen sich nicht mehr überfordert, sondern können eine wertvolle Antwort darauf geben.

Mit einem Fragebogen hast du dein Feedback-Gespräch also ideal vorbereitet, doch wo ist der beste Ort für eine angenehme Atmosphäre?

Das Chefbüro oder ein Mitarbeiterplatz, an dem man das gesamte Büro überblicken kann? Diese Orte sind nicht geeignet, denn wir wollen diese Gespräche auf Augenhöhe führen.

Deine Gespräche finden am besten in netter Atmosphäre statt, vielleicht sogar außerhalb des Büros. Du könntest das Gespräch zum Beispiel bei einem gemeinsamen Kaffee oder Mittagessen führen. Wir lassen unsere Mitarbeiter sogar auswählen, wo sie gerne essen gehen würden.

3 Der optimale Aufbau deiner Feedback-Gespräche

Du hast dein Gespräch nun bestens vorbereitet – deine Mitarbeiter:innen haben einen digitalen Fragebogen ausgefüllt, sie haben sich intensiv mit den Fragen auseinandergesetzt und ihr trefft euch zu einem entspannten Mittagessen mit gemütlicher Atmosphäre. Nun beginnt dein Mitarbeiter-Gespräch, dass du idealerweise in drei Phasen abhältst:

Phase I – Feedback und Analyse

In der ersten Phase sprecht ihr gemeinsam über den Status quo und deine Talente geben dir Feedback zu aktuellen Entwicklungen. Im Fokus sollten die Leistungen der letzten sechs Monate stehen – du fragst deine Talente:

• Gibt es Erfolge, auf die du stolz bist?
• Gibt es Bereiche, in denen du besser performen kannst?
• Wie wohl fühlst du dich aktuell im Team?
• Welche Ziele aus den letzten Gesprächen hast du erreicht?

Durch diese Bestandsanalyse erfährst du mehr über das Wohlbefinden deiner Mitarbeiter und die Eigenwahrnehmung ihrer vollbrachten Leistungen.

Phase II – Planung und Veränderung.

In dieser Phase teilst du die Visionen deines Unternehmens und sprichst über:

• Zukünftige Pläne, die bisher nicht im Team kommuniziert wurden.
• Vorbereitung auf bevorstehende Veränderung in deinem Unternehmen.
• Neue Ziele, die für die nächsten Wochen und Monate relevant sind.

So stellst du sicher, dass alle Mitarbeiter:innen in die gleiche Richtung blicken und deinen langfristigen Plan klar vor Augen haben.

Phase III – Perspektive und Entwicklung

Nachdem du über die allgemeinen Perspektiven deines Unternehmens gesprochen hast, widmest du dich nun der individuellen Entwicklung deiner Talente:

• Welche Weiterbildungen könnten in Zukunft sinnvoll sein?
• Gibt es perspektivische Aufstiegsmöglichkeiten?
• Was möchte man gemeinsam erreichen?

In dieser Phase solltest du deine Mitarbeiter:innen motivieren, indem du ihnen die langfristige Perspektive in deinem Unternehmen klarmachst.

Nur so führen Feedback-Gespräche zu messbaren Resultaten

Zum Abschluss dieses Gespräches noch einen Tipp: Du solltest konkrete Versprechungen als Notizen verschriftlichen und für deine Mitarbeiter:innen zusammenfassen – bring zum Abschluss auf den Punkt:

• Welche Themen ihr konkret besprochen habt.
• Welche Weiterbildungsmöglichkeiten in Anspruch genommen werden.
• Welche besonderen Veränderungen in Zukunft beachtet werden sollen.
• Wann ihr erneut ein Nachfolgegespräch halten werdet.
• Welche Ziele definiert wurden und welche Ziele noch unklar sind.

Das Ziel dieser abschließenden Worte? Du einigst dich mit deinen Mitarbeiter:innen auf die besprochenen Details und macht daraus handfeste Versprechungen, die ihr beiderseits einhalten werdet – so wird in diesem umfangreichen Gespräch nichts vergessen und euer Treffen führt zu echten Resultaten.

Fazit und Checkliste: Mitarbeiter motivieren

Damit du die Inhalte aus diesem Blog ideal anwenden kannst, habe ich die wichtigsten Punkte in einer kostenlosen Checkliste zusammengefasst (Klicke hier zum Download).

Mit diesem Gesprächsablauf hast du eine hervorragende Basis, um strukturierte und motivierende Feedback-Gespräche zu führen, die zu messbaren Veränderungen in deinem Unternehmen führen.

Denk dran: Die Regelmäßigkeit und die Qualität dieser Feedback-Gespräche ist ein essenzieller Bestandteil deiner Mitarbeiterbindung. So findest du schnell heraus, welche unentdeckten Herausforderungen deine Talente blockieren und wie du deine Leute noch besser fördern kannst, sodass sie langfristig in deinem Unternehmen dabei bleiben.