Der erste Tag von neuen Mitarbeiter:innen kann maßgeblich über ihren letzten Tag in deinem Unternehmen entscheiden. Daher stellt sich die Frage:
Wie kannst du den ersten Arbeitstag so gestalten, dass ein willkommenes Gefühl und sofortige Klarheit über die weiteren Schritte entstehen?
Ein strukturierter Onboarding-Prozess liefert Antworten und Vorteile, die weit über den ersten Arbeitstag hinausreichen. In diesem Artikel erfährst du konkret:
Also: Bist du bereit, deine Einarbeitungsprozesse mit mehr Produktivität und Struktur auszustatten? Dann lass uns starten …
Jeder weiß: Der erste Eindruck zählt – das gilt ebenfalls für dein Unternehmen. Doch leider vernachlässigen viele diesen Aspekt. Beim Onboarding neuer Mitarbeiter:innen beobachte ich meistens zwei Szenarien:
Unorganisierte Abläufe, unvorbereitete Arbeitsplätze und fehlende Zugangsdaten – so läuft das erste Szenario bei den meisten Unternehmen ab. Das Resultat für neue Mitarbeiter:innen? Ein chaotischer erster Arbeitstag, der für immer im Gedächtnis bleibt.
Du kannst das besser machen. Mit einem sorgfältig durchdachten Mitarbeiter-Onboarding-Prozess. Dazu gehören im ersten Schritt nur kleine Maßnahmen:
Genau so sieht das bei uns in der Riffbird GmbH aus. Das scheint dir auf den ersten Blick sehr aufwendig? Glaub mir: Sobald du einen richtigen Prozess dafür etabliert hast, ist diese Art von Begrüßung ein Kinderspiel. Noch dazu spart es Zeit und gibt deinen Mitarbeiter:innen einen Start, den sie nie wieder vergessen.
In einer sich ständig wandelnden Gesellschaft können wir nicht mehr davon ausgehen, dass Mitarbeiter 30 oder 40 Jahre im Betrieb bleiben. Die aktuelle Generation wechselt öfter den Arbeitsplatz. Daher müssen wir unsere Abläufe entsprechend anpassen.
Ein strukturiertes Onboarding hat viele logische Gründe, doch drei davon stechen besonders heraus:
Ein vollkommen neues Unternehmen, ein anderes Umfeld und enorm viele Informationen – die Anfangszeit ist für neue Mitarbeiter:innen meistens eine große Herausforderung. Mit einem strukturierten Onboarding machst du ihnen den Einstieg so einfach wie möglich – das wissen neue Arbeitskräfte sehr zu schätzen.
Denn jetzt müssen sie sich nicht mehr alles auf einmal merken. Es steht jederzeit ein Portal zur Verfügung, in dem sie alle relevanten Informationen einsehen können. So kommen neue Talente schneller und leichter in deinem Unternehmen an. Du ersetzt die anfängliche Überforderung durch Klarheit und Struktur.
Eine Statistik zeigt: Wenn ich Person A eine Information weitergebe, dann gehen etwa 80 % davon verloren. Wenn Person A diese unvollständige Information nun an Person B weitergibt, dann gehen erneut 80 % verloren. Und so werden wichtige Informationen immer löchriger.
Daher ist es wichtig, alles in einem Onboarding festzuhalten. So bleiben deine Angaben vollständig und neue Mitarbeiter:innen müssen sie nicht immer wieder erfragen.
Sie sind ärgerlich, kosten dich unnötige Nerven und sind meistens vermeidbar – Missverständnisse gehören endgültig aus dem Weg geräumt. Denn vermutlich kennst du Aussagen wie:
Werden wir Missverständnisse ganz vermeiden können? Vielleicht nicht. Doch wir können sie auf ein Minimum reduzieren. Mit einem strukturierten und umfangreichen Onboarding gehören offene Fragen und lückenhafte Informationen der Vergangenheit an.
Stell dir vor: Du stellst mehrere Mitarbeiter in deinem Unternehmen ein. Da kann die Einarbeitung mehrere Monate dauern. Doch was wäre, wenn du diesen Zeitraum deutlich verkürzen kannst?
Wir haben mitgemessen: Mit einem optimierten Onboarding-Prozess sind neue Mitarbeiter:innen bis zu 50 % schneller einsatzfähig. Das bedeutet, sie können schneller:
Hochgerechnet auf ein paar Jahre und mehrere Mitarbeiter, macht das einen enorm großen Unterschied. Das spart wertvolle Ressourcen und erhöht die Produktivität maßgeblich. Aber wie genau setzt man ein Onboarding nun um?
Dein Onboarding-Prozess orientiert sich an den verschiedenen Aufgabenbereichen deines Unternehmens. Alle neuen Mitarbeiter:innen bekommen einen Zugang zu einer digitalen Plattform.
Dort gibt es einen allgemeinen Bereich mit Informationen, die für das gesamte Unternehmen relevant sind. Und es gibt einen individuellen Bereich, der je nach Berufsfeld anders aufgebaut ist.
Denn es gibt allgemeine Fragen, die immer wieder aufkommen:
Und es benötigt spezifische Anleitungen, Schulungsmaterialien, Kurse und Anleitungen für die verschiedenen Fachbereiche:
Alle diese Fragen können bereits im Voraus beantwortet werden – am besten funktioniert das in Form von detaillierten Videos. So sparst du massiv Einarbeitungszeit.
Und falls es neue Regelungen in deinem Unternehmen gibt, kannst du dazu ein Video auf der Plattform hochladen und mit einem Klick an deine gesamte Belegschaft versenden.
Wusstest du schon? In der Fertigung gibt es mittlerweile sogar 3D-Brillen, die den Arbeitsplatz simulieren. So können sich Mitarbeiter:innen alles vorab ansehen. Das ist jedoch wirklich das höchste Maß der Dinge und nicht wirklich notwendig.
Die kurze Antwort? Schritt-für-Schritt. Natürlich ist die Implementierung eines umfassenden Onboarding-Programms ein Projekt, das Zeit und stetige Weiterentwicklung fordert. Doch es gibt erstklassige Möglichkeiten, diese Optimierungen technisch umzusetzen.
Einmal richtig aufgesetzt, kannst du auf einen Blick sehen, wer die Videos bearbeitet hat und wer nicht. Das verschafft dir einen guten Einblick in die Arbeitsweise deiner neuen Talente.
Um dein Onboarding nun zu optimieren, können Mitarbeiter:innen direkt in der Plattform Feedback zur besseren Durchführung geben. Möglicherweise haben sie noch offene Fragen oder sehen Möglichkeiten, um deine Videos besser auf den Punkt zu bringen. Mit diesem wertvollen Feedback entwickelst du deine digitale Einarbeitung stetig weiter.
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